Arca Facility: ciclo passivo automatizzato con AI, dal PDF al controllo contrattuale
Arca Facility è un'azienda attiva nel facility management (servizi integrati e gestione del patrimonio immobiliare) nell'area di Modena ed Emilia‑Romagna. Insieme abbiamo implementato una soluzione di Invoice Processing AI che digitalizza le fatture, le riconcilia con contratti e ordini, e valida automaticamente i dati critici prima della contabilizzazione.
Chi è Arca Facility
'email': String(useRuntimeConfig().public.contactEmail), e privati, includendo manutenzione, help desk e gestione fornitori. La società è presente in Emilia‑Romagna e collabora con clienti multi‑sito. L'obiettivo del progetto era migliorare la gestione del ciclo passivo, riducendo tempi e anomalie nelle verifiche su contratti, listini, ordini e SLA.
In partenza, l'estrazione dati dalle fatture eterogenee (PDF nativi e scansioni) richiedeva controlli manuali e scambi di email per discrepanze di prezzi, quantità, canoni e periodi di competenza.
In breve
- Ciclo passivo facility multi‑fornitore
- Contratti quadro, SLA, canoni e listini
- Integrazione ERP e gestione approvazioni
- Audit trail completo e conformità
La sfida
Automatizzare il ciclo passivo non significa solo leggere una fattura: bisogna verificare coerenza contrattuale, corrispondenza ad ordini/lavorazioni, periodi e SLA, distinguendo tra canoni ricorrenti e attività a chiamata, con listini che cambiano nel tempo.
- Fatture PDF e scansioni con layout eterogenei
- Gestione UoM, arrotondamenti, supplementi, franchigie
- Confronto con listini/contratti/versioni e ordini (2/3‑way match)
- Routing approvativo e gestione eccezioni con SLA
Criteri di successo
- ≥ 70% fatture straight‑through senza intervento
- Tempo ciclo fattura −50% o migliore
- Match contrattuale ≥ 90% per canoni standard
- Riduzione eccezioni manuali e storicizzazione audit
La soluzione: Invoice AI end‑to‑end
Abbiamo implementato un flusso end‑to‑end che parte dall'OCR multi‑motore per estrazione dati robusta (anche su scansioni), normalizza campi e linee, esegue confronti contrattuali e ordini con regole e matching AI, rileva anomalie (duplicati, scostamenti, voci non coperte a contratto), e invia l'esito all'ERP con webhook e connettori standard.
- Digitalizzazione: OCR su PDF/scansioni, parser tabelle e line items
- Regole + AI: 2/3‑way match, soglie tolleranza, versioni contratto/listino
- Controlli: IVA, ritenute, competenza, UoM, arrotondamenti
- Gestione: coda eccezioni, note fornitore, audit e reportistica
Il servizio gira come microservizio con API REST e pannello di monitoraggio. Integrazione con ERP tramite scambio file e webhook; sicurezza con ruoli, log firmati e retention configurabile.
Stack
- OCR multi‑motore + estrazione tabelle
- Rules engine + modelli AI per matching
- Validazioni fiscali e controlli di coerenza
- REST API, webhook, connettori ERP
- Audit, metriche e alerting
Risultati
Valori medi su un trimestre a regime rispetto al baseline precedente; la % di automazione dipende dalla variabilità dei fornitori e dalla qualità dei contratti/listini.
“Prima avevamo casistiche diverse su ogni fornitore. Ora le eccezioni arrivano con il motivo, i riferimenti al contratto e una proposta di risoluzione. Il resto scorre da solo.”
Portiamo l'AI nel tuo ciclo passivo
Mostraci 20–30 fatture tipo e i contratti: in pochi giorni stimiamo automazione e ROI.